INFORMATIVA E CONSENSO ai sensi del "Codice in materia di protezione dei dati personali" - D.lgs. n. 196 del 30.06.2003

• 1. PREMESSA
• 2. RACCOLTA DEI DATI
• 3. FINALITÀ DELLA RACCOLTA DEI DATI
• 3.1 CANDIDATURE CON RIFERIMENTO AD ANNUNCI
• 3.2 CANDIDATURE SPONTANEE
• 4. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI - CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DEL CONSENSO
• 5. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
• 6. MODALITÀ DI RICEZIONE, CONSERVAZIONE E TRATTAMENTO DEI DATI
• 6.1 C.V. PERVENUTI IN RISPOSTA AD INSERZIONE DELLA MEGA SUI QUOTIDIANI E/O SU WEB
• 6.2 CV PERVENUTI QUALE CANDIDATURE SPONTANEE
• 6.3 C.V. INSERITO DIRETTAMENTE DAL CANDIDATO NELLA BANCA DATI
• 7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
• 8. DIRITTI DELL'INTERESSATO
• 9. DURATA DEL TRATTAMENTO
• 10. TITOLARE E RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

1 Premessa
A seguito dell'entrata in vigore del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 denominato "Codice in materia di protezione dei dati personali" - c.d. "T.U. PRIVACY", Vi rendiamo noto che la società MEGA HR Consulting Group S.r.l. (di seguito Mega), con sede legale in Roma, Via Quintino Sella, 23 e sede operativa in Roma, Via P.zza delle Muse, 8 è tenuta, ai sensi. dell'art. 13 T.U. Privacy, a fornirVi le informazioni relative all'utilizzo dei suddetti dati.
La Mega ha effettuato la notifica al "Garante della Privacy", prevista dall'art. 37 T.U. Privacy - notifica n. 20040511064946 ed ha adottato il Documento Programmatico sulla Sicurezza, depositato presso la sede operativa.
La legge sancisce che chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano e garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali. Secondo la legge indicata, tale trattamento sarà improntato a tutela della Vostra riservatezza e dei Vostri diritti secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza. La Mega conferma a tutti gli interessati che tratterà i dati liberamente trasmessi, sensibili e non, esclusivamente al fine della gestione dell'attività di consulenza nel campo del reclutamento, della selezione, della formazione e della valutazione del personale che essa svolge per incarico di Enti, Organizzazioni, Società e Clienti o per proprio conto. La Mega si impegna a trattare i dati così forniti nonché a custodirli nel rispetto della massima riservatezza, con cura e diligenza, secondo le disposizioni del Codice in materia di protezione dei dati personali - (Dlgs. n.196/2003) e successive modificazioni con le modalità esplicitate nei paragrafi successivi e pertanto, ai sensi dell'articolo 13 della norma predetta, Vi significa le seguenti informazioni.


2 Raccolta dei dati
La raccolta dei dati avviene mediante invio, da parte degli interessati, a mezzo posta, telefax o e-mail o a mano delle informazioni relative a propri dati personali ed alla propria esperienza professionale, organizzate in forma di curriculum vitae (C.V.) oppure nella registrazione del proprio C.V. nella BANCA DATI MEGA.

L'invio alla Mega del proprio C.V., da parte dell'interessato, può rappresentare:

• una candidatura spontanea;
• la risposta a specifici annunci di ricerca e selezione del personale per conto terzi pubblicati dalla Mega su quotidiani o periodici, locali, nazionali;
• la risposta ad eventuali iniziative di ricerca e selezione di personale per conto terzi visualizzate sul sito internet della Mega (www.megahr.com) o su altri siti / portali specializzati.

La raccolta riguarda soltanto dati non sensibili che saranno oggetto di trattamento nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui al successivo punto 3. Gli interessati non dovranno fornire\comunicare dati e\o informazioni qualificabili come sensibili, ai sensi del D.lgs n. 196/2003, ed in ogni caso idonei a rivelare lo stato di salute, l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, la vita sessuale.
Eventuali C.V. contententi dati sensibili non saranno processati.


3 Finalità della raccolta dei dati
La raccolta e il trattamento dei dati personali sono finalizzati allo svolgimento, da parte della Mega, di attività di ricerca, selezione, formazione e valutazione del personale, nell'interesse di Enti, Organizzazioni, Società e Clienti o per la propria struttura organizzativa.


3.1 Candidature con riferimento ad annunci Nel caso in cui i dati personali siano forniti dall'interessato indicando il riferimento ad un annuncio specifico, il trattamento dei medesimi sarà attuato dalla Mega con riferimento specifico a quella commessa di selezione di personale, al termine della quale, in assenza di specifico diniego, la Mega ha facoltà di conservare i C.V. ed i dati personali per offrire all'interessato ulteriori possibilità di selezione.
L'invio del C.V. costituisce espresso ed implicito consenso dell'interessato al trattamento dei suoi dati come indicato al punto precedente, anche nel caso di dimenticanza di consenso scritto.
La Mega, in assenza di specifico diniego, conserverà tali dati per un massimo di 10 anni entro i quali questi saranno distrutti, senza necessità di comunicazione all'interessato. In ogni caso è preferibile utilizzare sempre la formula prevista al successivo punto 4.

3.2 Candidature spontanee
Nel caso in cui i dati personali siano forniti spontaneamente dall'interessato alla Mega, quindi non in risposta a specifica inserzione, l'invio del C.V. costituirà espresso ed implicito consenso dell'interessato al trattamento dei suoi dati, anche nel caso di dimenticanza di consenso scritto. La Mega, in assenza di specifico diniego, conserverà tali dati per un massimo di 10 anni entro i quali questi saranno distrutti, senza necessità di comunicazione all'interessato. In ogni caso è preferibile utilizzare sempre la formula prevista al successivo punto 4.


4 Natura del conferimento dei dati - conseguenze del rifiuto del consenso
Il conferimento dei dati personali da parte dell'interessato, per le finalità di cui al punto 3, è facoltativo. L'eventuale mancato conferimento potrà comportare tuttavia l'impossibilità per la Mega di svolgere le sopradette attività di ricerca, selezione e valutazione del personale.
Pur rimanendo facoltativo è però preferibile un Vostro consenso scritto al trattamento dei dati personali. Pertanto siete invitati a riportare in calce al C.V., o nella lettera di accompagnamento, la seguente formula: "Ai sensi del D.lgs. n.196/2003, vista l'informativa presente sul sito della Mega HR Consulting Group S.r.l. (www.megahr.com), acconsento che la Mega tratti i miei dati, anche sensibili, ed eventualmente li comunichi a terzi, per ricerche e selezioni di personale; acconsento altresì all'archiviazione dei miei dati personali al fine di eventuali future selezioni per un periodo massimo di anni dieci."


5 Comunicazione e diffusione dei dati
Per il perseguimento delle finalità sopraindicate, i C.V. da Voi trasmessi potranno essere comunicati ai soggetti terzi, pubblici o privati, che avranno conferito mandato alla Mega di svolgere in loro favore attività di ricerca, selezione, formazione e valutazione del personale.
La comunicazione sarà effettuata soltanto nel caso di preventivo consenso dell'interessato, che sarà formalizzato per iscritto:

• con le modalità descritte al punto 4,
• oppure sottoscrivendo la dichiarazione in calce alla scheda intervista compilata in sede di colloquio,
• con altro mezzo di comunicazione, anche elettronica,
• con modalità elettroniche nel caso di registrazione del C.V. nella Banca Dati Mega.

I dati non saranno soggetti a diffusione.


6 Modalità di ricezione, conservazione e trattamento dei dati

6.1 C.V. pervenuti in risposta ad inserzione della Mega sui quotidiani e/o su web

Tutte le inserzioni di ricerca di personale pubblicate a cura della Mega riportano chiaramente il riferimento del numero di commessa, per permettere una corretta gestione delle risposte e la loro conseguente agevole archiviazione per profilo o per commessa.
I dati relativi alle candidature selezionate, o in ogni modo valutate come interessanti anche per future opportunità, saranno inseriti dal personale autorizzato nella BANCA DATI Mega in forma elettronica: tali dati saranno conservati per un periodo massimo di 10 anni.
Se pervenuti anche su supporto cartaceo, saranno conservati presso l'archivio cartaceo per pari periodo.

6.2 CV pervenuti quale candidature spontanee
Nel caso di trasmissione via postale, via fax, via e-mail o a mano del proprio C.V., questo dovrà essere accompagnato preferibilmente da espresso consenso scritto al trattamento dei dati contenuti nel C.V. (vedi punto 3.), secondo la formula indicata al punto 4..
I dati cartacei saranno conservati negli archivi della Mega per un periodo non superiore a 10 anni.

6.3 C.V. inserito direttamente dal candidato nella Banca Dati
Qualora si desideri inserire personalmente la Candidatura nella Banca Dati è necessario accedere alla Sezione Ricerca e Selezione di Personale Qualificato del sito www.megahr.com e procedere alla Registrazione della Candidatura seguendo le modalità suggerite.
E' prevista una procedura che garantisce la totale riservatezza dei dati e la possibilità, esclusivamente per l'interessato registrato di inserire i dati curricolari, modificarli, cancellarli, nonché modificare la password di accesso, ecc.
In questo specifico caso non è previsto un limite temporale per il trattamento e la conservazione di tali dati in quanto inseribili, modificabili e cancellabili a discrezione dell'interessato. La Mega si riserva, in ogni caso, la facoltà di cancellare i dati inseriti.


7 Modalità del trattamento Il trattamento dei dati si svolgerà in conformità con quanto previsto dal Dlgs n. 196/2003 e sarà effettuato sia manualmente sia con l'ausilio di mezzi informatici e telematici. I dati saranno conservati sia in archivi cartacei sia in archivi elettronici.
Il trattamento sarà effettuato presso la sede operativa della Mega dal Responsabile del trattamento dei dati personali o da soggetti specificatamente incaricati. In ogni caso il trattamento dei dati avverrà con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con modalità che garantiscano la sicurezza e la riservatezza dei dati medesimi, attraverso l'adozione di misure idonee ad impedire l'alterazione, la cancellazione accidentale, la distruzione, l'accesso non autorizzato o il trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.


8 Diritti dell'interessato L'art. 7 del Dlgs. n.196/2003 conferisce all'interessato l'esercizio di specifici diritti, quali ad esempio:

• il diritto di ottenere dal titolare del trattamento dei dati la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la messa a disposizione dei medesimi in forma intelligibile;
• il diritto di conoscere l'origine dei dati, la logica e le finalità su cui si basa il loro trattamento, nonché gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2 e dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
• il diritto di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione della legge, come pure l'aggiornamento, la rettificazione o, qualora l'interessato vi abbia interesse, l'integrazione dei dati medesimi; le operazioni di cui presente punto sono portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• il diritto di opporsi in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• il diritto di opporsi in tutto o in parte al trattamento previsto ai fini di informazione commerciale o di invio di materiale pubblicitario.

Per ciascuna richiesta di cui all'art. 7 del Dlgs n. 196/2003, può essere chiesto all'interessato, ove non risulti confermata l'esistenza di dati che lo riguardano, un contributo spese, non superiore ai costi effettivamente sopportati, secondo le modalità ed entro i limiti stabiliti dal Dlgs n.196/2003, art.10, comma 7, 8 e 9.
I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute, possono essere esercitati da chiunque vi abbia interesse. Nell'esercizio dei diritti di cui all'art. 7, l'interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche oppure ad associazioni.

Le richieste ex art. 7 Dlgs n.196/2003 potranno essere inoltrate esclusivamente, in forma scritta, al seguente indirizzo: MEGA HR Consulting Group S.r.l. - Ufficio Richieste ex art. 7 D.lgs n.196/2003 - P.zza delle Muse, 8 - Roma. Le richieste verranno evase entro il termine di giorni 10.


9 Durata del trattamento
Il trattamento avrà una durata non superiore a quella necessaria agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e comunque, se non diversamente specificato, per anni dieci. Tuttavia, qualora l'interessato ritenga, per qualsiasi motivo, esaurito lo scopo del trattamento, o desideri in ogni caso la cancellazione dei propri dati, potrà esercitare il proprio diritto alla cancellazione che avverrà con le modalità e nei tempi previsti al punto precedente.
10 Titolare e responsabile del trattamento
La titolarità del trattamento dei dati, oggetto della presente informativa, compete a: MEGA HR Consulting Group S.r.l. - P.zza delle Muse, 8 - Roma, nella persona del legale rappresentante pro tempore: Dottor Riccardo Belloni.
Il Responsabile del trattamento dei dati è il Dottor Riccardo Belloni elettivamente domiciliato presso la Sede operativa della Mega in Roma, Piazza delle Muse, 8.